در طول زندگی در ایران، حتماً برای همهٔ ما پیش آمده است که در موقعیتی قرار بگیریم که به نوشتن نامهٔ اداری نیاز داشته باشیم. اگر با دستور زبان فارسی، درست‌نویسی و ادبیات رایج اداری و رسمی در ایران آشنا نباشید، نوشتن نامه‌های اداری و رسمی برای شما دشوار می‌شود.
اما به طور کلی، نامهٔ اداری در زبان فارسی قالب رایجی دارد که این قالب با اندک تفاوتی، در تمام زبان‌های دنیا مشترک است. برای نوشتن یک نامهٔ اداری موفق علاوه بر یادگیری ادبیات رایج در ادارات، باید این قالب و نکات مهم را هم یاد بگیرید.
در این مطلب، نکاتی را در مورد نوشتن نامهٔ اداری فرا می‌گیرید و پس از آن، به راحتی و با کمی تلاش، نامهٔ مورد نظرتان را به نتیجه می‌رسانید. در آخر هم دو نمونه از نامه‌های اداری و رسمی را مشاهده خواهید کرد. برای مطالعهٔ مقاله‌های دیگر در مورد درست‌نویسی، به بلاگ پاکنویس مراجعه کنید.
در این مقاله خواهید خواند:
چرا نوشتن نامهٔ اداری سخت است؟
متأسفانه به دلیل وجود تفاوت بسیار در گفتار و نوشتار زبان فارسی در ایران، نوشتن نامهٔ اداری کار سختی است؛ یعنی در زبان فارسی، ما همان طور که صحبت می‌کنیم، جملات را نمی‌نویسیم و لحن و زبان نوشتار، به طور کلی با گفتار فرق می‌کند.
علاوه بر آن، از این تفاوت بین گفتار و نوشتار که بگذریم، برای نوشتن نامهٔ اداری باید بر ادبیات مرسوم بین ادارات دولتی هم اشراف داشته باشید؛ یعنی شما نمی‌توانید طوری که برای خانواده و دوستتان نامه می‌نویسید، با همان زبان و واژگان برای ادارات مختلف هم نامه بنویسید.
در نوشتن نامهٔ اداری برخی از واژگان و اصطلاحات، رایج شده است که این موارد دیگر در نوشتار روزمره، به خصوص در گفتار روزمرهٔ ما به طور کلی منسوخ شده است. مثلاً:
نامهٔ اداری: پر کردن فرم ضمانت، توسط شما مزید امتنان است.
نوشتار عادی زبان فارسی: لطفاً فرم ضمانت را پر کنید.
اگر به عبارت «مزید امتنان» دقت کنید، متوجه خواهید شد که با وجود این که فارسی، زبان مادری همهٔ ماست، اما این عبارت را چندین بار بیشتر ندیده و نشنیده‌ایم. بسیاری از افراد در کشور ما حتی ممکن است چنین عبارتی را تا به حال نشنیده باشند.
از این دست واژگان و عبارات در نوشتن نامهٔ اداری بسیار رایج است و برای نوشتن یک نامهٔ اداری قابل‌قبول، معمولاً باید چنین عباراتی را یاد گرفته باشید.
عبارات نامهٔ اداری از کجا آمده است؟
در دورهٔ قاجار، وقتی که برای اولین بار، در کشور ما ادارات دولتی تأسیس شد، بسیاری از افرادی که باسواد بودند، به عنوان مستشار (کارمند) به استخدام دولت درآمدند. این مستشاران برای فخرفروشی به دیگر مردم، از عبارات خاصی استفاده می‌کردند که این اصطلاحات در گفتار مردم رایج نبود.
البته در نظر داشته باشید که زبان، پدیده‌ای پویاست و هر لحظه در حال تغییر است و قطعاً در زمان قاجار، بسیاری از واژگان و عبارات وجود داشته است که امروزه معنای دیگری پیدا کرده‌اند یا به طور کلی از خاطرهٔ جمعی ما ایرانیان پاک شده‌اند.
اما این تفاوت در نوشتار زمان قاجار و دوران فعلی، آن قدری چشمگیر نبوده که باعث سردرگمی ما بشود. حتی شاعران و نویسندگان بزرگ تاریخ زبان فارسی که چند قرن پیش آثار خود را برای ما به جا گذاشته‌اند هم تا حد زیادی از همین زبان فارسی امروزی ما استفاده می‌کرده‌اند. به عنوان مثال، اگر نوشته‌های نثر فردوسی، سعدی یا بیهقی را بخوانید به‌راحتی متوجه معنای جملات خواهید شد؛ با وجود اینکه این بزرگان، چند قرن پیش از دورهٔ قاجار می‌زیسته‌اند.
پس، این ادبیات رایج در نوشتن نامهٔ اداری، از دوران قاجار برای ما به جا مانده است و به همین دلیل است که برخی از عبارات آن، برای ما تا حدی نامفهوم است چون مستشاران قاجاری از روی عمد از عباراتی (اکثراً عربی) استفاده می‌کرده‌اند که خودشان را از افراد عادی جدا کنند و در نتیجه، تمام مردم برای خواندن و نوشتن متن‌های اداری به این مستشاران وابسته و نیازمند باشند.
چرا باید نحوهٔ نوشتن نامهٔ اداری را یاد بگیریم؟
یادگیری نحوهٔ نوشتن نامهٔ اداری برای زندگی در ایران بسیار مهم است زیرا در بسیاری از موارد، ارتباط با ادارات و سازمان‌های دیگر از طریق نامه‌های اداری برقرار می‌شود. درست نوشتن نامهٔ اداری باعث می‌شود که پیام شما به طور صحیح به دست مخاطب برسد و در صورت نیاز، به آن پاسخ داده شود.
چند دلیل برای اهمیت یادگیری نحوهٔ نوشتن نامهٔ اداری را در ادامه می‌خوانید:
۱- افزایش قابلیت انتقال مفهوم پیام: اگر نحوهٔ نوشتن نامهٔ رسمی را بدانید، آن را به گونه‌ای می‌نویسید که مخاطبان به سرعت بتوانند پیام شما را بفهمند و درخواست یا دستور مورد نظر را انجام دهند. علاوه بر آن، برای فهم نامه‌های اداری که از بانک، دادگاه و دیگر سازمان‌ها دریافت می‌کنید، باید با ادبیات مرسوم در ادارات ایران آشنا باشید؛ در غیر این صورت ممکن است پیام نامه‌ها را طور کلی اشتباه متوجه شوید.
۲- حفظ روابط حرفه‌ای: به عنوان مثال زمانی که می‌خواهید نوشتن نامهٔ اداری برای بانک را به نتیجه برسانید، کارمند بانک باید با نامه‌ای رسمی و رایج از طرف شما روبه‌رو شود. یک نامهٔ اداری مناسب و حرفه‌ای، به این کارمند نشان می‌دهد که شما به جزئیات توجه دارید و در ارتباط با آن‌ها جدی هستید.
۳- ارتقای اعتمادبهنفس: یادگیری نحوهٔ نوشتن نامهٔ اداری باعث می‌شود که شما به راحتی بتوانید با ادارات و سازمان‌های دیگر در ارتباط باشید و در این بین، اعتمادبهنفس بیشتری داشته باشید زیرا تا زمانی که در ایران نتوانید به صورت روان و سریع درخواست‌ها یا دستورات خود را به زبان نوشتار اداری در بیاورید، اعتمادبهنفس شما در این محیط‌ها پایین خواهد بود.
۴- ارتقای کارایی: یک نامهٔ اداری مناسب به مخاطبان و کارمندان کمک می‌کند تا به سرعت پاسخ نامهٔ شما را بدهند و درخواست یا دستور شما را انجام دهند. این باعث می‌شود که کارایی شما در سازمان یا در حین همکاری با سازمان بهبود یابد.
۵- حفظ سطح حرفه‌ای: نوشتن نامهٔ اداری به طور دقیق و صحیح باعث می‌شود که سطح حرفه‌ای شما حفظ شود و به عنوان یک فرد باسواد شناخته شوید.
به طور کلی، نامه‌ها مانند حافظهٔ یک سازمان عمل می‌کنند و باعث می‌شوند که مسیر رویدادها و تصمیم‌ها و اقدام‌ها، ثبت و ضبط شود. در بحث‌ها و اختلاف‌نظرها، نامه‌ها قابل‌استنادند و حتی در مراجعه به مراجع حقوقی برای شکایت و حل اختلاف هم، نامه‌ها و مکاتبات میان طرفین، نقش کلیدی ایفا می‌کنند.
پس باید همیشه در نگارش نامه وسواس داشته باشید. هر نامه‌ای می‌تواند روزی به عنوان یک سند به حمایت از شما برخیزد و یا به عنوان سندی بر ضد شما مورد استفاده قرار گیرد.
نامهٔ دستوری و نامهٔ درخواستی چیست؟
از نظر کاربرد و اهداف نامه‌ها در ادارات و سازمان‌های ایران، این نوشته‌ها به دو دستهٔ درخواستی و دستوری تقسیم می‌شود.
نامه‌های درخواستی معمولاً از موضع پایین به بالا و نامه‌های دستوری از موضع بالا به پایین نوشته می‌شوند. نشانه‌های فراوانی هم در لحن و متن و محتوای نامه وجود دارد که بر اساس آن‌ها به سادگی می‌توان نوع نامه را تشخیص داد.
شناخت اجزا و بخش‌های مختلف نامهٔ اداری
برای نوشتن یک نامهٔ اداری دقیق باید قالب نامه‌های رایج در زبان فارسی را بدانید و همیشه از این قالب ثابت استفاده کنید. البته ممکن است در مواردی، این قالب تفاوت‌های بسیار جزئی با یکدیگر داشته باشند اما کلیت این نامه‌ها یکسان است. در ادامه، با بخش‌های مختلف یک نامهٔ اداری آشنا می‌شوید.
گذاشتن شماره نامه
یک نامهٔ اداری در حد امکان باید شماره داشته باشد. مگر این که شما به عنوان یک شخص حقیقی عادی از بیرون سازمان بخواهید نامه‌ای را به یک اداره یا سازمان ارسال کنید و در این موقعیت ممکن است چارچوب‌های شماره‌گذاری نامه‌های آن سازمان را ندانید اما بهتر است جای آن را خالی بگذارید تا کارمند مورد نظر، شماره نامه را به صورت دستی وارد کند.
الگوی شماره‌گذاری نامه‌ها در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است. گاهی اوقات برای شماره‌گذاری صرفاً از اعداد استفاده می‌شود و گاهی هم، ترکیب حروف و اعداد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
گذاشتن سربرگ در نامه
هر نامهٔ معتبری باید سربرگ داشته باشد. اگر شما از سمت سازمان، شرکت یا نهادی می‌خواهید نامه را بنویسید باید از سربرگ مخصوص آن سازمان استفاده کنید که درون لوگوی شرکت و سازمان و طرح سربرگ در آن مشخص باشد.
اما اگر می‌خواهید به عنوان شخص عادی نامهٔ اداری بنویسید، در سربرگ نامه‌تان باید جای نوشتن تاریخ، شماره نامه و پیوست را لحاظ کنید.
برای نوشتن تاریخ نامه، روزی که در آن قرار دارید را به صورت عددی در جای خالی بنوسید.
در قسمت قبلی در مورد شماره نامه مطالبی را آموختید.
در نهایت، اگر به همراه نامهٔ شما، مدرک، شیء، کاغذ یا هر چیز دیگری ارسال می‌شود، باید نوع و تعداد آن پیوست‌ها را در این بخش ذکر کنید. مثلاً اگر نامهٔ شما طولانی و چهار برگه است در این بخش باید بنویسید: ۴ برگه.
نوشتن نام خدا
در نامه‌های اداری رایج در ایران قبل از شروع نامه و در وسط برگه، به نام خدا اشاره می‌شود که این مورد معمولاً با عباراتی مثل «بسمه‌تعالی» یا «به نام خدا» درج می‌شود.
مشخص کردن گیرنده
در این بخش باید مشخص کنید که مخاطب نوشتهٔ شما کیست و موضوع کلی نامه‌تان در مورد چیست. برای این کار، از الگو و قالب همیشگی زیر استفاده کنید.
گیرنده: جناب آقای … / سرکار خانم …
گیرنده: رئیس محترم … / مدیر محترم … / سرپرست محترم …
موضوع: برگزاری دورهٔ آموزشی … / درخواست وام …
اگر نام گیرندهٔ نامه در ادارهٔ مورد نظر را نمی‌دانید، می‌توانید از سِمت این فرد استفاده کنید. مثلاً: مدیرعامل محترم ادارهٔ برق استان تهران.
اگر حتی نمی‌دانید که مخاطب نامهٔ شما در سازمان مورد نظرتان چه شخصی است، می‌توانید نام ادارهٔ مقصد را به عنوان گیرنده و مخاطب نامه وارد کنید.
در ابتدای متن نامه با توجه به گیرنده، عبارت متناسب را استفاده کنید:
خطاب به مقام بالا: به استحضار می‌رساند…
خطاب به مقام هم‌ردیف: به آگاهی می‌رساند…
خطاب به مقام پایین: به اطلاع می‌رساند…
سلام کردن را فراموش نکنید
سلام کردن در ابتدای نامهٔ اداری، تقریباً شبیه مکالمات روزمره، واجب محسوب می‌شود. برای سلام کردن می‌توانید از عبارات «با عرض سلام» یا «با سلام و احترام» یا «سلام علیکم» استفاده کنید. شکل آخر (سلام علیکم) دولتی‌ترین و رسمی‌ترین شکل سلام مورد استفاده در نامه‌نگاری اداری است.
نوشتن متن اصلی یا بدنهٔ نامه
متن نامهٔ رسمی در ایران سه بخش اصلی دارد: مقدمه، بدنهٔ اصلی، حرف آخر (دستور یا تقاضای نهایی).
یک یا چند جملهٔ اول نامه، به توضیحات مقدماتی اختصاص دارد. معمولاً شما نمی‌توانید ناگهان وارد اصل موضوع شوید. شاید لازم باشد به نامه‌های قبلی اشاره کنید. شاید هم لازم باشد در حد چند جمله به وضعیت عمومی خودتان یا واحد و سازمانتان بپردازید.
بعد از مقدمه، به اصل موضوع می‌پردازید و آن را به طور روان و خلاصه و بدون حاشیه می‌نویسید.
در نهایت، بسته به این که ردهٔ سازمانی طرف مقابل چیست، بحث را با یک «دستور» یا «تقاضا + تشکر» به پایان می‌رسانید.
نکاتی در مورد متن بدنهٔ اصلی نامه
- متن نامهٔ شما باید کوتاه، صریح و گویا باشد و عبارات و کلمات حشو و هم‌معنی در آن وجود نداشته باشد.
- از نوشتن واژگان و عبارات محاوره و عامیانه خودداری کنید.
- نشانه‌گذاری نگارشی مثل ویرگول، نقطه و… را رعایت کنید و فاصله و نیم‌فاصله را هم در جای صحیح به کار ببرید و از داشتن غلط املایی هم دوری کنید.
- اگر نامهٔ اداری شما در پاسخ به نامهٔ دیگر یا مربوط به نامهٔ دیگری است در ابتدای متن به شمارهٔ نامهٔ قبلی اشاره کنید. به عنوان مثال: پیرو نامهٔ شماره… یا عطف به نامهٔ شماره… مورخ…
- اگر این نامه، جدید و بدون تاریخچه است باید در ابتدا دلیل نوشتن نامه و نوع درخواست یا دستور را به روشنی بیان کنید.
- اگر علت نوشتن نامه، اجرای حکم قانونی است باید به اصل و یا ماده و تبصرهٔ قانون اشاره کنید.
- در نگارش آخرین جملات نامه که مربوط به درخواست است باید در عین سادگی با لحنی تأثیرگذار و به دور از تملق بنویسید. برای نوشتن نامهٔ دستوری هم طوری نامه را تمام کنید که معنای جملات آمرانه یا توهین‌کننده نباشد.
امضای فرستنده
پس از نوشتن متن نامهٔ اداری، بخش پایین و چپ نامه را به عنوان فرستنده امضا کنید و موارد زیر را هم در کنار آن بیاورید.
نام فرستنده، سمت سازمانی، تاریخ، امضا و مهر.
پاورقی
در قسمت پاورقی یعنی در پایین‌ترین بخش کاغذ مواردی چون آدرس، کدپستی، شماره تماس، وب‌سایت و غیره را بنویسید.
نمونه نامه اداری
کلام آخر
همان طور که تا به این جا متوجه شدید، برای نگارش نامهٔ اداری و رسمی باید از قالب یکسان و خاصی پیروی کنید و نامهٔ شما باید تمام ویژگی‌های بالا را داشته باشد؛ اما نکتهٔ بسیار مهمی که قصد داریم در آخر بیان کنیم را بسیار جدی بگیرید.
هر چند که استفاده از ادبیات حشوگونه به همراه تملق و واژگان عربی سنگین و پیچیده در نوشتن نامهٔ اداری در ایران رایج است اما دیگر زمان آن رسیده است که متن نامه‌ها را به زبان نوشتار امروزی و معیار نزدیک و نزدیک‌تر کنیم.
پس برای نوشتن یک نامهٔ مناسب، تا حد امکان از واژگان و عبارت‌های قدیمی و عربی استفاده نکنید و سعی کنید از ترکیب‌های واقعی و کاربردی در زبان نوشتار فارسی معیار استفاده کنید.
اگر هم همکار یا دوستی دارید که نامه‌های اداری را به شکلی پیچیده و همراه با حشوهای بسیار می‌نویسد، می‌توانید به او توصیه کنید که لحن نوشتار خود را تغییر دهد و به او بگویید که استفاده از عبارات پیچیده نشان‌دهندهٔ معتبر بودن نامهٔ اداری نیست و ساده و روان بودن یک متن فارسی مهم‌ترین شاخصهٔ آن است.
اگر در نوشتن نامهٔ اداری به گذاشتن نیم‌فاصله، علائم نگارشی صحیح و ویرایش غلط‌های املایی نیاز داشتید، بدون این که خودتان را درگیر یادگیری این موارد کنید، نرم‌افزار ویرایش متن فارسی پاکنویس را به صورت رایگان دانلود و روی رایانه نصب کنید. پاکنویس اکثر مشکلات ویرایشی متن فارسی شما را تشخیص می‌دهد و نمونهٔ صحیح آن را به شما پیشنهاد می‌دهد. برای دانلود نرم‌افزار به صفحهٔ خطا یاب متن فارسی مراجعه کنید.
منبع: متمم
